Как проверить бухгалтерию
Содержание
Банковские выписки
Банковская выписка – основополагающий первичный документ, где отражаются все операции по расчетному счету, в том числе:
- перечисления налогов и страховых взносов;
- оплата штрафов, пени;
- оплата коммунальных услуг, аренды;
- оплата мобильной связи, интернета;
- приобретение продукции, необходимой для ведения хозяйственной деятельности;
- поступление средств по договорам с контрагентами за выполненные работы или услуги;
- поступление выручки от продаж;
- перечисление зарплаты сотрудникам на карты;
- внесение платы за кредит;
- банковская комиссия.
Просматривая распечатку выписки из банка, директор может обнаружить несогласованные расходы, включая покупку имущества, перечисление средств на оказание юридической помощи, перевод денег неизвестной фирме. Проведение любых платежей, которые не являются обязательными и повторяющимися из месяца в месяц, согласуется с директором заранее.
Руководитель должен знать обо всех предстоящих финансовых операциях, каждая из них обязательно утверждается. Бухгалтер имеет право самостоятельно (без согласования с директором) перечислять налоги и страховые платежи, заработную плату на карты сотрудников, погашать кредитные суммы, а также совершать оплату счетов (аренда, вода, электроэнергия, отопление). Руководство может контролировать и регулярные платежи, но это требует большого количества времени и поставит под сомнение компетентность главного бухгалтера.
На практике бывают ситуации, когда у компании возникают финансовые трудности, в результате которых на расчетном счете не хватает средств для совершения регулярных платежей. В этом случае главный бухгалтер извещает директора о сложившейся ситуации, чтобы он принял решение, какие счета следует оплатить в первую очередь, а по каким допускается небольшая отсрочка. В противном случае руководство может столкнуться с тем, что в помещениях компании отключат свет или воду. Возможность урегулировать проблему существует всегда, для этого предусмотрена деловая переписка и контакты с руководством других организаций. Накопление долгов свидетельствует не только о неэффективности бизнеса, но и неправильном распределении финансовых потоков, об отсутствии деловых контактов с контрагентами.
Кассовые документы
Кассовые документы, как и банковские выписки, относятся к первичным формам бухгалтерской документации. Каждое поступление и выбытие денежных средств из кассы оформляется соответствующим образом. Крупные компании должны соблюдать требования по лимиту наличных денег в кассе на конец рабочего дня. Это означает, что излишки сумм направляются в банк. Наличные из кассы выдаются строго на определенные цели.
При поступлении денег в кассу оформляется приходный ордер, при выдаче наличности – расходный ордер. В кассу могут зачисляться деньги за выполненные работы и услуги от клиентов и организаций, поступать средства от учредителей, возвращаться выданные ранее авансы. На отрывной части, которая выдается клиенту, проставляется печать и подпись бухгалтера. Сам ордер хранится в бухгалтерской документации.
В электронной программе кассовая книга заполняется автоматически, после заполнения первичных документов. Если заработная плата выдается из кассы (а не перечисляется на карту), оформляется расходный ордер и платежная ведомость, которая затем распечатывается, в ней проставляет подпись сотрудник предприятия.
Если главный бухгалтер поручает вести кассу сотруднику отдела, издается соответствующий приказ, где закрепляются полномочия специалиста. Большинство предприятий с 2020 года работает с онлайн-кассами, поэтому приходный ордер (ПКО) можно оформлять не на каждую операцию, а на итоговую сумму по результатам за день.
Расходный ордер (РКО) можно выписывать в следующих случаях:
- при выплате наличных средств поставщикам и подрядчикам;
- при выдаче сотрудникам зарплаты и материальной помощи;
- при выдаче денег на покупку канцтоваров.
Приходный и расходный ордер выписываются в день проведения операции. Учет ПКО и РКО ведется в специальном журнале регистрации (форма КО-3).
Проверить ведение кассы совсем несложно. Руководитель может потребовать кассовые документы и посмотреть, когда и на какие цели выдавались наличные средства, а также проверить, насколько аккуратно и своевременно заполняются все необходимые формы, соблюдается ли лимит расчетов между организациями.
Проверяя кассу, представители ФНС внимательно изучают все первичные документы, их нумерацию и правильность заполнения. За нарушение кассовой дисциплины могут выписать штраф 40–50 тысяч рублей, в зависимости от вида недочета. Директор может также контролировать поступления через сервисы онлайн-касс.
Налоговая дисциплина
Штрафы начисляют за нарушение положений налогового кодекса, положений и приказов Минфина определяющих правила начисления налогов и ведения бухгалтерского учета. Самые распространенные основания для начисления финансовых санкций:
- несовременная подача отчетности;
- недоимки по налогам;
- нарушения в организации и ведении бухучета (отсутствие обязательных внутренних документов, регламентирующих учетную политику на предприятии).
Если бухгалтер забыл сдать отчет в установленный срок, предусмотрен штраф в размере от 5 до 30% от неуплаченной суммы налога, но не менее одной тысячи рублей. Кроме того, за неподачу декларации 6-НДФЛ (расчет налога на доходы физических лиц), НДС и РСВ налоговая может заблокировать расчетный счет до момента устранения нарушения. Эта ситуация полностью зависит от действий бухгалтера.
Нарушение правил учета доходов и расходов (ст.120 НК РФ), приводящее к занижению налогооблагаемой базы предусматривает штраф от 10 тысяч рублей до 20% от суммы неуплаченного налога.
Если бухгалтер уменьшил налоговый платеж умышленно, штраф составит от 40% от неуплаченной в бюджет суммы. Если ошибка была непреднамеренной, то сумма составит 20% от недоимки.
Если не удержан налог с дохода физических лиц (НДФЛ), штраф составит 20% от суммы неудержанного платежа.
Дебиторская задолженность
Если предприятию не платят в срок клиенты за товары и услуги, надо бить тревогу. Это основная причина нехватки средств на расчетном счете. Чтобы проконтролировать поступление денег по обязательствам, надо запросить у бухгалтера договоры с покупателями и банковские выписки (бухгалтерские программы позволяют формировать отчеты отдельно по каждому контрагенту).
Недобросовестным плательщикам направляются претензии и акты сверки по платежам. Эти документы представляют важность для возможных судебных разбирательств. Суд принимает иск в тех случаях, когда предприняты все законодательные досудебные действия для урегулирования финансовых споров.
Образование дебиторской задолженности не является виной бухгалтера, но реагировать на отсутствие оплаты необходимо своевременно – так же как и сообщать руководству данные о финансовом состоянии предприятия.
Организация контроля над бухучетом
Проверять работу бухгалтера лучше не время от времени, а на основе систематизированного подхода. Для этих целей следует организовать доступ в бухгалтерскую базу, чтобы получить возможность контролировать все финансовые операции. Если бухгалтеру это решение не понравится, значит, есть повод для волнения. Действовать надо спокойно и уважительно, возможно, это всего лишь реакция на недоверие. Хорошему бухгалтеру не о чем беспокоиться.
Экспресс проверки можно проводить, используя возможности программы 1С бухгалтерия, в которой предусмотрен сервис «Экспресс-проверка» (находится в разделе «Отчеты»). После запуска сервиса появится надпись «Показать настройки», затем на экране отобразятся свободные поля, в которых надо поставить галочки.
Директор выбирает период, за который необходимо проверить бухгалтерию, и запускает тестирование. Отчет формируется автоматически и раскрывается при нажатии на кнопку «+». Ошибки учета выдаются в детализированном и подробном виде, что является поводом для разговора с бухгалтером и организации дальнейшей проверки.
Если у предприятия есть склад, надо проверить наличие отрицательных остатков (такая опция есть в меню «Склад»). Программа выдаст отчет о товарно-материальных ценностях, не поступивших на склад хранения, но выбывших из оборота. Это может быть продажа или использование в производственном цикле. По правилам бухгалтерии, все поступившие товары и материалы поступают на склад, а оттуда уже могут перенаправляться в другое место хранения, в производственный цех или отгружаться покупателю.
Если директор обнаружит отрицательные остатки, следует спросить у бухгалтера, почему так произошло. Даже если на момент поступления ТМЦ сотруднику бухгалтерии не выдали первичные документы по закупке, необходимо предпринять действия для их получения (например, через электронный документооборот).
Руководитель должен потребовать представить на рассмотрение отчетность за интересующий период. Предварительно стоит просмотреть календарь сроков сдачи отчетности и сверить даты отправки. Чтобы убедиться в отсутствии задолженности по налоговым платежам, директор запрашивает справку о расчетах с бюджетом. Документ можно заказать у ИФНС в электронном виде. Штрафы, пени и большие переплаты по налогам являются показателем некачественной работы специалиста.
Хороший бухгалтер повышает квалификацию, участвует в вебинарах, выписывает профессиональные журналы, контролирует сдачу отчетности и состояние налоговых расчетов. Все важные документы распечатываются и хранятся в качестве дубликатов в папках. Необходимые бумаги предоставляются по первому требованию директора.
Многие организации выбирают систему удаленного бухгалтерского обслуживания, чтобы избежать штрафов, выездных проверок и других неприятных моментов, связанных с некачественной работой специалистов. Это выгодная и удобная система взаимодействия, полностью исключающая влияние человеческого фактора.