Сроки кадровых документов

Содержание

Кадровые документы содержат систематизированную информацию о личном составе, включающую приказы, распоряжения, справки, уведомления, прочие нормативные акты. Чем больше работников на предприятии, тем больше официальных бумаг, которые подшиваются в отдельные папки и отправляются в отдел кадров (в некоторых организациях структура называется «Отдел кадров и делопроизводства»).

Виды кадровых документов

В отделе кадров хранятся следующие виды документов:

  • учетные карточки штатных работников и личные дела;
  • должностные инструкции;
  • графики предоставления отпусков;
  • правила трудового распорядка;
  • табели учета рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • все приказы по перемещению сотрудников (прием, увольнение, назначение на новую должность, объявление выговора, поощрения и т. д.).

На предприятиях с высокой текучкой накапливается большой объем информации, которая дублируется в профессиональных программах 1С: и других видах ПО. При этом электронные документы не всегда могут заместить бумаги с печатями и подписями ответственных лиц (первоисточники). Данные виды документов должны храниться определенное количество времени, в соответствии с положениями Федерального закона № 125 от 22.10.2004.

Где хранятся документы

Законодательство не обязывает предприятия создавать собственный архив, но в то же время указывает на необходимость обеспечить сохранность документов определенное количество времени. Без архива компания работать не сможет, поскольку ни один офисный кабинет не предназначен для хранения большого количества бумажных средств носителей информации.

Документы по личному составу, в которых отражены трудовые отношения сотрудника и предприятием, передаются в архив в течение трех лет после завершения срока их использования в делопроизводстве. Некоторые документы не подлежат архивному хранению, их уничтожают по окончании срока действия.

Для создания архива предприятия выделяется отдельное помещение, оборудованное стеллажами, тумбами и сейфом, где в систематизированном виде хранятся кадровые документы. Отвечает за сохранность информации начальник отдела кадров (это положение закрепляется в должностной инструкции). Чтобы документы можно было быстро найти, создается картотека (приказы и прочие бумаги сортируются по годам или по названию).

В зависимости от степени важности, документация хранится от 1 года до 75 лет, при этом есть бумаги, которые не имеют срока давности. Минимальный срок хранения у графиков отпусков, табелей учета рабочего времени, отчетах о командировках (1–5 лет). Документы о несчастных случаях на производстве хранятся 45 лет, подлинные личные документы – 75 лет.

Чтобы определить точные сроки хранения конкретного документа, необходимо изучить нормативные акты, регламентирующие кадровое производство (основная информация содержится в приказах Росархива).