УПД что это такое в бухгалтерии
Содержание
Универсальный передаточный документ (УПД) – бухгалтерская форма, объединяющая функции счета-фактуры и документа, подтверждающего отгрузку. Разработка новой формы, позволяющей упростить обработку информации, длилась несколько лет, но для ее утверждения необходимо было внести коррективы в законодательство. В 2013 году вступил в силу закон 402-ФЗ (О бухгалтерском учете), который отменил обязательное использование некоторых унифицированных форм первичной документации при утверждении в учетной политике УПД.
Когда можно использовать УПД
Введение в документальную практику предприятия УПД направлено на упрощение ведения бухгалтерского учета, сокращения количества промежуточных форм с идентичной информацией. Универсальный передаточный документ является источником данных для отражения хозяйственных операций, для списания затрат по налогу на прибыль и для заявления налогового вычета по НДС. В бухгалтерских программах форма УПД формируется пользователем самостоятельно, на основании счета-фактуры.
При оформлении торговой операции предприятие (или индивидуальный предприниматель) имеет право выписать только один документ вместо нескольких первичных форм (счета-фактуры, акта выполненных работ, и накладной). Форма УПД вводится предприятием в документооборот по усмотрению руководства. Это решение обязательно закрепляется в Положении об учетной политике.
Особенности практического применения УПД
Универсальный передаточный документ, согласно требованиям ФНС, нельзя использовать только как счет-фактуру. Он может одновременно выполнять функции счета-фактуры и первичных форм (накладной, акта выполненных работ или иной передаточный документ). В этом случае в поле «Статус УПД» выбирается значение 1. Второй вариант использования – УПД заменяет только передаточный акт (в этом случае в поле «статус» выбирается значение 2).
Статус документа, как трактует ФНС, носит информационный характер. Области его практического применения:
- сдача выполненных работ или услуг предприятию, ИП или частному лицу, выступающих в роли заказчика;
- отгрузка товаров и прочих материальных ценностей (с транспортировкой, и без транспортировки);
- отгрузка ТМЦ комиссионером комитенту;
- передача имущественных прав другому лицу.
Содержание документа
Форма счета-фактуры, принятая за образец постановлением № 1137 и обведенная по контуру жирной линией, является частью универсального передаточного акта. В УПД указываются сведения о субъекте (организация, ИП), проставляется дата составления (совпадает с датой составления счета-фактуры), наименование хозяйственной операции, измерительный показатель (деньги или натуральный эквивалент), количество объектов, их стоимость.
Далее указывается должность лица, ответственного за проведение сделки (события), проставляются подписи лиц с указанием фамилий и инициалов. Для каждой позиции или операции выделены отдельные графы.
Составлением УПД занимается либо главный бухгалтер либо сотрудник бухгалтерского отдела, назначенный руководством. Ответственность закрепляется отдельным приказом или прописывается в должностной инструкции.
Требования к нумерации
Номера счетов-фактур в строке 1, в том числе корректировочных документов, проставляются в хронологическом порядке (и при ведении документации в программе, и при заполнении форм самостоятельно). Отдельный порядок предусмотрен для проставления номеров обособленными подразделениями. У первичных бухгалтерских документов номера в определенной последовательности указывать не обязательно, и, в принципе нет никаких требований к нумерации.
В отношении УПД определены четкие правила. В документе, где проставлен статус 1, номер присваивается в хронологическом порядке. Если указан статус 2, номер проставляется в соответствии с последовательным порядком поступления первичных документов (акты приема, накладные и т. д.).
Проставление даты в УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- дата составления документа – строка номер 1;
- дата события, то есть проведения хозяйственной операции – [11] строка;
- дата завершения хозяйственной операции, то есть получение товаров, приемка работ по акту, получение имущественных прав и т. д. – [16] строка.
Поскольку УПД является отчасти «правопреемником» счета-фактуры, в отношении этого документа действует законодательство, определяющее момент формирования налоговой базы и возникновения права на вычет у приобретателя.
Так, налоговый кодекс определяет, что счет-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней от даты события (отгрузки товаров, выполнения работ, предоставления услуг, передачи прав на владение имуществом). Если счет-фактура был выставлен до даты события (хозяйственной операции), документ, по мнению Минфина, не может признаваться как основание для вычета НДС. Датой определения налоговой базы для расчета налога на добавленную стоимость следует день подписания передаточного акта (сдача-приемка работ) заказчиком.
Первичные учетные документы, как трактует закон 402-ФЗ, составляется в день совершения финансово-хозяйственной операции, либо сразу после ее завершения. Рассмотрим несколько вариантов:
Если дата совершения хозяйственной операции, составления документа, отгрузки и приемки товаров совпадают, то проставляются одинаковые показатели во всех трех строках (1.11,16).
Если отгрузка и составление документа осуществляются в течение одного дня, а приемка товаров (работ, услуг) происходит позже, то значения в строках 1 и 11 совпадают, а в 16 строке будет проставлено другое число. В данном случае, датой определения налоговой базы по НДС будут значения в строках 1 и 11, а для работ – в строке 16.
Если УПД составляется до совершения события, то в строке 1 указывается дата формирования документа, в строке 11 – дата отгрузки, в строке 16 – дата приемки товаров (работ, услуг). Датой определения налоговой базы служит, в данном случае, значение в строке 11, а для работ – в строке 16.
В том случае, когда такой документ составляется после завершения события, датой формирования налоговой базы считается значение, проставленное в строке 11, для работ – в строке 16. Покупатель имеет право заявить вычет по НДС не раньше, чем наступит дата получения товара, или дата выполнения работ.
Проставление подписи
Строки, в которых проставляются фамилии руководителя и главного бухгалтера, всегда заполняются в соответствии с положениями налогового кодекса (статья 169 НК). В строке 10 проставляется подпись лица, ответственного за отгрузку товара, или сотрудника, уполномоченного ставить подпись в документе. Если работник, отвечающий за отгрузку, уполномочен так же подписывать УПД, то в документе указываются должность и фамилия, а подпись проставляется один раз.
В строке 13 указываются должность, инициалы и подпись сотрудника, который отвечает за правильное документальное оформление хозяйственной операции со стороны продавца. Если это тот же сотрудник, что указан в строке 10, то в строке 13 можно подпись не повторять, а указать только должность и инициалы.
В строке 15 проставляются должность, фамилия, инициалы сотрудника, которому поручено подписывать передаточные акты от имени субъекта хозяйственной деятельности.
Печать на универсальном передаточном документе не проставляется. Точно также печать не является обязательным атрибутом для проставления на счете-фактуре, и на первичных документах. Таким образом, такой документ (без реквизита предприятия) может быть использован для вычета НДС, и для подтверждения расходов при расчете налогооблагаемой базы. Если печать на универсальном передаточном акте проставлена, то значения строк 14 и 19 можно не заполнять.
Необязательные к заполнению поля
В УПД предусмотрено несколько строк, которые заполнять необязательно, но проставлять значения в них полезно. К ним относятся:
Графа «А» – порядковый номер записи в таблице. Показатель используют для быстрого поиска и визуального выделения интересующих позиций.
Графа «Б» – это обозначения артикула товаров и кодов видов деятельности для выполненных работ (услуг) и т. п. Значения в графе рекомендуют проставлять, если у субъекта есть право на использование льготных тарифных ставок при расчете страховых взносов в фонды.
Строка 8 предусмотрена для проставления реквизитов соглашений, договоров, контрактов и других документов, идентифицирующих экономические взаимоотношения сторон. С помощью этого показателя можно определить сущность, содержание проводимой сделки или ее особенные условия, просмотрев первичный документ.
Строка 9 предусмотрена для проставления реквизитов документов, используемых при отгрузке и транспортировке товарно-материальных ценностей (как правило, это транспортная накладная, и путевой лист). В этой же строке разрешено указывать номера складских расписок, дополнительные сведения о грузе (вес, количество и другие данные).
Строка 12 включает дополнительные сведения о перевозимых грузах: номера сертификатов, данные технических паспортов.
Строка 17 служит для внесения дополнительных сведений о документах, оформленных покупателем при получении товаров, а также информации о претензиях (их наличии, или отсутствии).
Исправление ошибок в УПД
Ошибки в УПД исправляются по правилам определенным законом № 402-ФЗ, Постановлением Правительства РФ № 1137 (от 26.12.2011 г.)
Рассмотрим варианты исправления неточностей в документе со статусом 1. Если ошибка обнаружена в первичном документе и в счете-фактуре, надо составить новый унифицированный передаточный документ. Как его надо заполнить, зависит от вида допущенной ошибки.
Если ошибка в УПД приводит к невозможности принять к вычету НДС, в строке (1а) указывается порядковый номер и число (дата исправления), проставляется статус 1. Далее, документ заполняется в соответствии с правилами Приложения 1 к Постановлению 1137 Правительства РФ (раздел II,пункт 7).
Если ошибка приводит к принятию НДС к вычету, надо составить новый документ с присвоением статуса 2, независимо от того, какой статус был первоначально. В строке (1а) указывается дата исправления и порядковый номер. Документ составляется по правилам закона 402-ФЗ от 06.12.2011 г. (положения по исправлению ошибок изложены в статье 9).
Такой документ не следует регистрировать в журнале учета входящих и исходящих счетов, а также в книге покупок и продаж. Если ошибки допущены в показателях, отражаемых в первичке, то применимы правила исправления, сформулированные в законе № 402-ФЗ. Либо составляется новые УПД со статусом 2, либо вносятся исправления в первичный документ.
Корректировочные данные в реализации и УПД
Форма корректировочного УПД не разработана, хотя ФНС России считает, что такой документ должен существовать. Если потребуется внести корректировочные данные, надо использовать форму счета-фактуры и руководствоваться положениями Постановления правительства 1137. Вид операции – корректировка по согласованию сторон. Далее уточненный (корректировочный) счет-фактура распечатывается. Вносить изменения в первичный документ можно только на основании дополнительного соглашения к договору, протокола изменения условий и цен.
Обобщая вышеизложенный материал, можно сделать вывод о том, что универсальные передаточные документы являются основанием для подтверждения покупательских затрат для подтверждения затрат продавца, для начисления или вычета НДС.
В программе 1:С не предусмотрена отдельная форма для УПД, но для ее создания можно использовать печатную форму в документе реализации. После окончания работы с универсальным передаточным актом нужно провести его регистрацию, как и при работе со счетом-фактурой.
Каждая компания, учитывая особенности бизнеса и количество документов, проводимых ежемесячно, принимает решение о том, выгодно использовать УПД или все же целесообразнее работать по старой схеме.