Закрывающие документы для бухгалтерии

Содержание

Порядок проведения сделок субъектами хозяйствования, равно как ведения бухгалтерского учета, детально урегулирован законодательством и является обязательным к исполнению. Действующие правила, в первую очередь, касаются составляемой документации – именно она подтверждает факт заключения, выполнения договора, служит основанием для включения его в отчетность и осуществления учета в целях налогообложения. Отсутствие какой-либо бумаги может повлечь за собой негативные последствия для компании. От доначисления налогов до излишнего внимания со стороны контролирующих органов и вреда репутации.

За точную работу по документам отвечают уполномоченные сотрудники юрлица, наемные работники предпринимателя или сам он, если в деятельности не использует наемного труда. Сам руководитель не составляет подобную документацию, но не будет лишним регулярный контроль с его стороны. Если нет времени и возможности досконально вникать в тему, можно отдать эту задачу на аутсорсинг или воспользоваться услугами аудитора. Вместе с тем важно понимать общие моменты. Мы предлагаем подробнее ознакомиться с вопросом и рассмотреть документы, который в этом свете упоминаются не так часто, но играют практически решающую роль в правильном оформлении сделки. Называются они закрывающими и, соответственно, закрывают собой каждый выполненный договор.

Что такое закрывающие документы?

Строго определения закрывающей документации закон не содержит. Применяется данный термин в целях бухгалтерского/налогового учета. Относятся к таким документам те, что удостоверяют собой факт проведенности сделки по части исполнения контрагентами предмета договора. Обращаем внимание – именно выполнения условий, а не проведения оплаты, например.

С точки зрения бухучета, оплата по договору не считается подтверждением его выполнения. Поэтому квитанции, платежки, банковские выписки и подобные документы нельзя назвать закрывающими. Что же тогда? Закрывающая документация – это в первую очередь накладные, акты выполненных работ и счета-фактуры. Именно они требуются бухгалтеру и должны быть составлены по результатам проведения любой сделки.

Но есть исключения. Перечень названных уже квитанций/чеков/банковских выписок/платежных поручений/авансовых отчетов и т. п. может входить в число закрывающих, если речь идет о платежных операциях. И исключительно о них. В остальных случаях к данным документам надо прикладывать акты или же накладные.

Характеристики закрывающих документов

Исходя из сказанного и из нормативных положений (закон № 402-ФЗ и др.), можно выделить следующие правила составления закрывающего документа:

  • подписание актов и накладных необходимо для всех сделок (кроме установленных законом исключений, как то оферта или аренда). Контрагенты не вправе прописывать в договоре пункты, которые убирали бы эту необходимость;
  • закрывающая документация составляется в сроки, указанные в основном договоре (к примеру, в течение 5-ти дней после выполнения работ). Лучше тщательно прописать этот момент в соглашении, чтобы потом не возникло недоразумений между партнерами;
  • заполняются документы всегда в 2-х экземплярах (для обеих сторон договора), так как в бухгалтерский учет подкрепляются исключительно оригиналы. Не подходят, в том числе, удостоверенные нотариально копии;
  • факт подписания закрывающей документации обеими сторонами свидетельствует о добросовестном выполнении обязательств и отсутствии взаимных претензий. Это важно, если в дальнейшем возникнут споры между контрагентами. Если претензии все же имеются, их нужно указать в документе, подпись без оговорок, чтобы получить надлежащим образом исполненный договор;
  • форма накладных и актов может быть использована любая с соблюдением установленных реквизитов. Обязательной на данный момент нет, но можно использовать действующие ранее.

Посредством составления и учета закрывающего документа одна сторона сделки обосновывает в бухучете понесенные расходы, а другая, наоборот, оприходует средства. Отличается тип оформляемой документации в зависимости от разновидности основного договора – поставка или, к примеру, оказание услуг.

Накладная как закрывающий документ

Договор про поставку любого товара (готовых изделий, сырья, материалов и т. д.) закрывается накладной. Данный документ должен содержать в себе такие пункты:

  • название и дату составления;
  • название поставщика;
  • описание переданных предметов с указанием количества и единицы измерения (в денежном и натуральном выражении, цена одной единицы и общая сумма);
  • подпись лица, которое отгрузило товар, с инициалами и должностью.

На накладной также проставляется печать и, как правило, оставляется место для подпись принимающей стороны. В частности, если документ составляется между юрлицами. Компания вправе разработать для использования собственный бланк накладной или пользоваться формой № ТОРГ-12, которая ранее была обязательной. Это проще и дает уверенность в соблюдении всех необходимых реквизитов.

Акты выполненных работ для закрытия сделки

Когда имеет место предоставление услуг или выполнение работы, закрывающие документы будут иметь форму актов. Для некоторых типов договоров закон допускает отсутствие данной документации (аренда, к примеру), если ее обязательность не указана отдельно в договоре. Тогда можно использовать копии акта в отчетных целях или же пользоваться ими исключительно для удобства.

Унифицированного образца данного документа также нет, только требования к содержанию. Так, в акте обязательно указываются:

  • его название и номер;
  • дата составления;
  • наименования заказчика и исполнителя;
  • описание работ или услуг, единица измерения, количество (так же в натуральном и денежном выражении, стоимость одной единицы и итоговая сумма);
  • подписи уполномоченных лиц участников сделки с указанием ФИО и должности.

Подписанием акта подтверждается отсутствие у принимающей стороны всевозможных претензий по исполненным обязательствам: их объему и качеству. Только данный документ дает право учесть расходы на услуги и включить их впоследствии в налоговые декларации.

Счета-фактуры

Счета-фактуры являются довольно специфическим видом документации с точки зрения закрывающей. Не все теоретики относят их именно к этой группе из-за узкой сферы применения. Счета-фактуры – закрывающие документы по налогу на добавленную стоимость и вопросы их составления урегулированы законодательством уже более детально.

Форма бумаги унифицирована (правительственное постановление № 1137) и с конца 2021-го года обновлена, на что требуется обратить внимание в деловодстве. Составлен документ должен быть в течение 5-ти календарных дней от даты отгрузки товара – он используется для отражения сумм НДС, необходимых к уплате и возмещению.

Если закрывающие документы не оформить?

Так как правильно составленные закрывающие документы – требование закона, их отсутствие может привести к негативным юридическим последствиям. Проведенная без них сделка не будет считаться до конца завершенной по бухгалтерскому, налоговому учету, а значит, и ее отражение в отчетности вызывает вопросы у контролирующих органов.

Когда в ходе проверки обнаруживаются отсутствующие закрывающие документы (не были оформлены, своевременно подкреплены к другой документации по договору или были утеряны в силу разных обстоятельств), принимается решение о доначислении налогов на прибыль и др. Считается, что неподтвержденные документально расходы нельзя вносить в декларацию. Соответственно, налогооблагаемая база снижается, то есть налог нужно доплатить, а вместе с ним – пени и штрафы за просрочку.

Применяются также штрафы непосредственно за нарушение правил ведения учета. А неподтвержденный документом НДС не подлежит возмещению в установленном порядке.